第一条  为进一步规范我院学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业、推荐就业以及干部考核等方面的作用，特制定本规定。

第二条  学生档案是指学生进入中学学习之日起，到大学毕业这段时间个人历史的记载。存档材料主要包括：

（一）中学时期的材料，如入团入党材料、奖惩材料、中学毕业生登记表、政审表、体检表等；

（二）高考材料，包括考生登记表、高考成绩表、政审表、体检表等材料；

（三）高校学生体检表、历年成绩总表、毕业生登记表等；

（四）大学期间的奖惩材料：奖励材料主要是历年受院系以上的表彰奖励，包括“三好学生标兵”、“三好学生”、“优秀学生干部”以及其他单项奖励等事迹材料；处分材料是指警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等材料。

第三条  凡具有我校学籍的学生其档案由学生所在学院统一管理。

第四条  学院应由一名管理人员专门负责学生档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计、借阅和传递等各项基础工作。管理人员应自觉执行党和国家对档案管理的有关规定，确保档案的完整与安全。

（一）新生入学后，由招生办将新生档案移交学院档案管理人员，学生档案管理人员应认真做好档案的接收工作；

（二）学生档案管理人员应将各有关部门移交的学生相关材料及时归入本人档案；

（三）学生转学，学生档案管理人员应将其档案按照学生处提供的信息及时将其档案转递给转入学校；

（四）学生毕业就业后，学生档案管理人员应将其档案按照招生就业处提供的信息及时转递给有关单位，并追回和保存档案回执；

（五）毕业生离校前，招生就业指导处对学生档案情况随机抽查。杜绝档案材料因漏装、错装等原因而被接收单位退回。

（六）学生档案管理要做到防盗、防火、防晒、防蛀、防潮等要求，定期检查档案的保管情况；

（七）档案管理人员调动工作时，应在离职前将保管档案的数量、状况交代清楚，并办好移交手续。

第五条  有关部门或人员借阅学生档案要根据档案借用的不同作用和范围，经学院批准后，方可办理借阅、借用手续并按期归还。

第六条  对借阅、借用的学生档案，未经批准不得抽调、翻印、转借、公开引用、涂改、增删、污损档案中的任何材料及文件等。对所借档案或经批准复制的材料要严守机密，妥善保存。违者将追究有关人员的责任。

第七条  本规定从2006年7月1日起施行，以前所制定的相关规定同时废止。其他有关文件规定与本规定不一致的，以本规定为准。